Спасение жизней с помощью Scrum

Историки могут пересмотреть прогресс человечества и обозначить чёткую линию между временем “до появления Scrum” и “после появления Scrum”.

Это первая из двух статей, которую я написала как бывший генеральный директор и основательница Hope Xchange Nonprofit. Тогда я ещё не знала о том, что такое Agile и Scrum. Я расскажу о печально упущенной возможности спасения жизней и улучшения психического здоровья наиболее уязвимой части населения — ЛГБТ-молодёжи, страдающей биполярным расстройством и больше всех подверженной самоубийствам.

Вторая статья, которая выйдет чуть позже, будет написана уже с позиции сертифицированного мастера Scrum (CSM). В ней я поделюсь своим видением того, как некоммерческие организации могут реализовать Agile/Scrum, используя перевёрнутый прагматичный подход, чтобы продемонстрировать их ценность для бизнеса (среди коллег и перед советом директоров) и их способность существенно повлиять на развитие. 

Совет некоммерческим проектам (НП)

Я делюсь своим опытом, потому что больше всего мне хочется, чтобы эта программа “Надежды для ЛГБТ” однажды увидела свет. Лично для меня нет ничего важнее спасения жизней. Ничего.

Я это делаю ещё и потому, что твёрдо верю, что эта программа уже бы существовала, если бы для управления проектом мы использовали Agile/Scrum вместо традиционного подхода “Водопад”. Мы бы не только уже запустили программу (разворачиваемую пошагово), но также предоставили бы больше клиентоориентированных реализаций вдвое быстрее и дешевле.

Прежде, чем углубляться во все “Почему?” и “Как?”, позвольте мне для тех, кто не знает о чём речь, провести краткий экскурс в Agile и Scrum с поправкой на некоммерческий контекст. Я также дам некоторые рекомендации для чтения, чтобы желающие могли изучить тему подробнее.

Зачем применять модель Agile и фреймворк Scrum?

Самой озаряющей и практической книгой, прочитанной мной в этом году, стала SCRUM: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time (Искусство выполнять вдвое больше задач вдвое быстрее). Она написана со-разработчиком Scrum Джеффом Сазерлендом. (Если вы, как и я хотите справляться с тяжёлыми задачами и при этом вести уравновешенную жизнь, то эту книгу вы не просмотрите вскользь, а будете изучать. Вы возьмёте пару фломастеров и будете выделять не только ценные отрезки тут и там, но будете ставить восклицательные знаки и смайлы на полях!)

Меня заинтриговало заявление Сазерленда, что Scrum не должен быть ограничен использованием в коммерческих предприятиях. Он универсален, т.к. преумножает и человеческие возможности, и общественное благосостояние. Это не горячее теоретическое разглагольствование, поскольку автор своими глазами видел, как этот легковесный фреймворк использовался для решения некоторых самых наболевших проблем: спасения деградирующей образовательной системы, понижения уровня бедности, изменения подхода к государственному управлению, предоставления вакцин умирающим детям и ликвидации голода.

Что, если найти более эффективный способ решать проблемы человечества, с которыми отважно сражаются некоммерческие организации, чьими участниками зачастую движет только сострадание? Могут ли эти некоммерческие структуры быть более подвижны и быстрее адаптироваться к резко меняющейся среде настоящего? Можем ли мы использовать Scrum для более эффективного решения стремительно растущих проблем общества, повышения общественного благосостояния при меньших экономических затратах?

Ответ “Да”.

Agile ведёт свою историю с 2001 и происходит из среды разработки ПО. 17 лидеров индустрии однажды собрались и подписали то, что известно как Agile Manifesto (Манифест гибкой разработки ПО). Почему так много организаций среди огромного массива индустрий вдруг начали осваивать Agile? Всё началось с 13-го ежегодного доклада о состоянии Agile, в котором говорилось о множестве выгод, включая прирост скорости вывода продукции на рынок до 63%, повышении морали команды на 64% и уменьшении рисков продукта на 52%.

Бен Батталья в своём посте “Почему некоммерческие организации нуждаются в Agile” делится той же версией манифеста, но изменённой для НП (помимо этого он приводит убедительные аргументы в пользу использования этими организациями Scrum). Несмотря на то, что четыре пункта справа имеют свою ценность, выделенные жирным пункты слева гораздо ценнее.

То есть, не отрицая важности того, что справа,
мы всё-таки больше ценим то, что слева.

Мыслящие наперёд НП теперь начинают зависеть от методов Agile, чтобы максимально повысить отдачу от ограниченных ресурсов и оставаться гибкими и инновационными как в программных инициативах, так и при сборе необходимых средств.

Scrum самый широко используемый фреймворк, который позволяет реализовать эти ценности Agile на деле. При этом 72% респондентов 13-го ежегодного отчёта Agile используют именно Scrum (или комбинируют его с другими решениями). Этот фреймворк заимствует своё имя из регби и относится к тактике, когда команда сплачивается, чтобы перенести мяч через поле. Как заявляет Сазерленд, в Scrum “тщательная выверенность, единство цели и её ясность идут рука об руку.”

Вместо длительного объяснения принципов работы Scrum, я покажу, как мы могли бы использовать этот подход для запуска нашей программы “Надежда для ЛГБТ”.

Машина времени надежды

Я приглашаю вас прогуляться назад во времени в “Машине времени надежды.” В этом путешествии я проиллюстрирую, как эта программа могла увидеть свет и вывести ЛГБТ молодёжь из темноты.

Изначально Hope Xchange была некоммерческой организацией, посвящённой предотвращению самоубийств и психической реабилитации в биполярном сообществе. Согласно статистике, в следующем году более 50 000 американцев станут жертвами суицида. Половина из них страдает от биполярного расстройства личности.

Будучи единственной передовой организацией в этой области, нашей миссией была непосредственная помощь подверженным этому риску с помощью личных бесед, наставничества и защиты прав душевно больных.

В последнем клипе Demi Lovato — Anyone она спрашивает, почему никто не слушает.

В Hope Xchange мы слушали.

Но затем мы услышали громкий призыв к действию от наиболее уязвимой и совершенно обездоленной части населения, находящейся в высшей группе риска по уровню суицидов: ЛГБТ-молодёжь с диагнозом биполярного расстройства личности. Разобравшись в вопросе, мы поняли, что наша программа не была полноценным решением.

Мы составили план по осуществлению большой и эффективной программы с большой себестоимостью, которая требовала огромных командных усилий и серьёзной кампании по сбору средств.

Основанное на исследованиях и имевшемся опыте кураторов, это первое в своём роде виртуальное защищённое пространство нуждалось в:

• Онлайн чате с мгновенным доступом к терапевту (если это сочтёт необходимым куратор подопечного).
• Возможности отправлять вопросы по e-mail нашей команде кураторов ЛГБТ, запрашивать куратора или одного из адвокатов, защищающего душевно больных.
• Мобильном приложении с функцией геолокации (чтобы вызвать полицию в случае возникновения угрозы. Например, если человек соберётся спрыгнуть с моста, мы сможем узнать, с какого именно).
• Социальной сети, поддерживающей обмен сообщениями.
• Центре поддержки со ссылками на образовательные и правозащитные ресурсы.

Я лично курировала трансгендера девушку, проживавшую в сельской местности в полностью неадекватном состоянии рассудка (мягко говоря), над которой издевались и которая пребывала в пучине страданий. Когда я сказала ей, что мы собираемся запустить эту программу, то вот, что она ответила:

Итак, где же мы ошиблись? Мы думали, что настроились на успех. Мы привлекли верного своему делу менеджера волонтёрского проекта, поскольку знали, что необходимо было сфокусироваться. Это была одна из ценностей Scrum. (Наша команда уже существовала согласно четырём другим ценностям Scrum: отвага, приверженность, открытость и уважение).

У нас была собрана команда волонтёров-разработчиков, наша платформа веб-сайта имела встроенный чат и защищённую паролем функциональность для участников. Мы использовали VolunteerMatch с огромным успехом, наняв самых добросердечных, сострадательных и квалифицированных кураторов. Мы сформировали чрезвычайно талантливую команду по маркетингу, связям в социальных сетях, сбору средств, и т.д. У нас также был план сторонней разработки приложения с необходимой функцией геолокации.

Но затем мы совершили то, что можно назвать решающим промахом. Несмотря на огромное количество чистосердечных усилий, за которые я безмерно горжусь нашей командой, для управления проектом мы использовали традиционный подход “Водопад”.

Сазерленд пророчески описывает такие детализированные планы проектов, которые ведут к ожиданию нереального, необъективной установке цели и дедлайнов, как “всегда, всегда ошибочные.”

Вместо постепенного продвижения мяча по полю, шаг за шагом, мы пошли на тачдаун. При этом мы не только проиграли игру, мы потеряли свой путь. Мораль нашей команды рухнула до небывалого уровня, цель по сбору средств оказалась через чур нереальной. Худшей же частью стало то, что наша потенциальная программа по спасению жизней так и не увидела свет. Проект Hope Xchange был закрыт.

Но гораздо важнее, что конкретно мы могли сделать для его успеха? Вместо сбора средств для создания цельного решения, рискуя при этом всем в случае провала этого подхода, мы могли использовать Scrum, создавая по одному инкременту программы в течение пяти двухнедельных спринтов бок о бок с пятью последовательными более реалистичными кампаниями по сбору средств для достижения цели каждого спринта.

Ограниченные по времени спринты, никогда не превышающие одного месяца (в нашем случае было бы достаточно двух недель), обеспечивают поэтапную поставку “готовых” продуктов быстро и часто. Благодаря этому нуждающиеся не страдают от излишнего ожидания.

В отличие от традиционной схемы управления “Водопад”, этот подход также подразумевает реализм: определённые события и очевидные результаты работы для фокусировки энтузиазма, приземление ожиданий, минимизацию риска и внедрение критической оценки наряду с циклами адаптации.

В эти повторяющиеся циклы встроен сбор критических отзывов от клиентов, поэтому программа может быть доработана, чтобы предоставить конечным пользователям именно то, в чём они больше всего нуждаются.

Список задач продукта состоит из пунктов с высоким приоритетом (ценностью) в виде историй пользователей, при этом реальное число решаемых задач в каждом спринте зависит от размера команды. Истории пользователей могут быть записаны с позиции внутреннего участника (в данном случае Hope Xchange) либо внешнего (ЛГБТ-молодёжь с диагнозом биполярного расстройства). Пример каждой такой истории приведён ниже.

[Внутренний участник] История пользователя: доступ к живому чату 

Чтобы уберечь ЛГБТ молодёжь с биполярным расстройством от причинения себе вреда в периоды обострения, мы, будучи некоммерческой организацией, хотим обеспечить на сайте онлайн чат 24/7, в котором будут обученные кураторы, имеющие возможность связаться с терапевтом для купирования обострения.

[Внешний участник] История пользователя: защищённая паролем социальная сеть

Я 16-ти летний подросток-трансгендер, терпящий издевательства в школе и недавно получивший диагноз биполярного расстройства личности. Мне необходимо онлайн-пространство, где я смогу чувствовать себя в безопасности и буду понят. 

Ниже приведён хоть и упрощённый, но наглядный пример доски Scrum, перемещающей историю пользователя внутреннего участника — “доступ к живому чату” в список задач спринта:

Поскольку эта история пользователя была одним из наших главных приоритетов, мы бы поместили её в первый спринт после небольшого этапа по сбору средств, чтобы оплатить услуги стороннего разработчика по созданию мобильного приложения. Эта восьминедельная задача должна была выполняться параллельно с первыми четырьмя двухнедельными спринтами, поэтому у нас было время на интеграцию и тестирование в завершающем пятом спринте.

Все наши внутренние волонтёры были оснащены для выполнения задач, требующихся для запуска онлайн чата на сайте. И у нас уже была хорошая сеть для страниц по сбору средств и реализации других возможностей пожертвования.

Hope Xchange платила много. Agile/Scrum можно использовать бесплатно

Мы были малой, но проворной волонтёрской организацией, которая смогла заработать репутацию на национальном уровне и даже привлекла внимание FDA (Комиссия по контролю оборота продовольствия и лекарственных средств) одной из сессий слушания пациента воспитателем. Наша команда была полна страстных спринтеров. Мы могли бы добиться многого, поэтапно выпуская “завершённую” функциональность. И, что ещё более важно, остро нуждающиеся в помощи люди получали бы её своевременно и жизни могли быть спасены.

Нам всего лишь нужен был другой подход (Agile/Scrum), белая доска и клейкие записки

Другими словами, у нас было всё необходимое для реализации задачи. У нас была полноценная основа, но мы использовали традиционный метод управления проектами “Водопад”, чтобы реализовать всё сразу за один огромный рывок по сбору средств. Вместо этого мы могли бы всё создавать и оплачивать поэтапно. 

Пожалуйста, обратитесь к Agile и Scrum. Это, друзья мои, будет бесплатно.

Во второй статье, посвящённой этой теме, я расскажу, как вы можете реализовать Agile/Scrum в вашем НП, используя описанный пошаговый подход, чтобы продемонстрировать его ценность для бизнеса (т.е. убедить внутреннюю команду и совет директоров) и насколько он может всё изменить.

Специально для сайта ITWORLD.UZ. Новость взята с сайта NOP::Nuances of programming