Связка SaaS сервисов для общения в организации на удаленке

Все началось весьма внезапно. Меня попросили создать курс по этике электронных коммуникаций и адаптации систем информационной безопасности к ситуации, когда даже те, кто не привык к удаленке, вынуждены работать из дома. Конечно, это напрямую связано с текущим положением дел в экономике.

Конечно, многое покажется очевидно тем, кто давно на удаленке. Если же вы не привыкли видеть сочетание того, что на картинке ниже, то у меня для вас плохие новости.

Связка SaaS сервисов для общения в организации на удаленке — IT-МИР. ПОМОЩЬ В IT-МИРЕ 2020

В настоящее время сложно всерьез говорить про какой-то «золотой стандарт» или RCF с ГОСТами, регламентирующие процесс организации труда.

И тем не менее, как консультант, я могу сказать, что есть определенный набор лучших практик существует.

Первое и единственное правило

Не пытайтесь изобретать велосипед.
Любой велосипед по определению обречен на провал.

Особенно «да мы же тут все программисты, сейчас напишем себе уникальный сервис для коммуникаций».

Да, программисты. Нет, не напишете. Во всяком случае не в ближайшие 5 лет.

Slack

Ведь даже 5 лет назад Slack уже существовал и развивался. И он оказался там, где он есть сейчас, не случайно. А ценой усилий огромного количества людей.

Связка SaaS сервисов для общения в организации на удаленке — IT-МИР. ПОМОЩЬ В IT-МИРЕ 2020

За кажущейся простотой таится огромное количество важных мелочей. В 2016ом мы даже целую компанию сделали вокруг коммуникаций в слаке, и это прекрасно работало. А компания в определенном формате существует и до сих пор.

В Слаке большое количество различных интеграций. На него можно «замкнуть» все уведомления от различных систем компании, чтобы люди даже весело болтая и имитируя рабочие обсуждения (что на удаленке, к сожалению, не редкость) могли вовремя обнаружить обновление и отреагировать на него.

Jira

Jira когда-то была труднонастраиваемым коробочным продуктом, да еще и дико платным. Эти времена прошли. Jira для команд до 10 человек бесплатна навсегда. И никто не мешает вам заводить отдельную жиру под каждую команду. Это, конечно, создаст в первое время определенные неудобства, но не сильно бОльшие, чем концепция микросервисной архитектуры.

image

В компании серьезно относятся как к последователям традиционного проектного управления, так и к любителям Agile.

Связка SaaS сервисов для общения в организации на удаленке — IT-МИР. ПОМОЩЬ В IT-МИРЕ 2020

Trello

Этот сервис часто является первым, который люди начинают использовать в следствие его бесплатности. Большинство систем управления стоят денег. И надо сказать, не зря.

image

Некоторое время назад Trello был куплен компанией Atlassian, производящей Jira. Это позитивно сказалось на обоих сервисах. Jira стала более простой в применении, а Trello более похожим хоть на какой-то инструмент управления. Тем не менее это изначально всего лишь система работы с ToDo-листами, то есть списками дел одного или нескольких человек. От нее не стоит ожидать ничего. Если вам больше ничего и не надо, прекрасно.

GSuite

Это название достаточно редко известно даже тем, кто им пользуется каждый день на протяжении десяти и более лет. Это набор из корпоративной почты и связанных с ней сервисов от компании Google.

image

При переезде имеет смысл перевозить всю почтовую переписку с любых старых почтовых серверов. Если бы эта система была просто почтой, то можно было бы закономерно спросить «А чем хуже почта для домена от Яндекса или мэйла». Но нет. Так как кроме прочего это еще хороший календарь. А также гуглдокументы, которыми и так и так будут пользоваться сотрудники.

Если вы не можете победить это, то разумной идеей выглядит возглавить. Централизованная система позволит управлять доступами. А если Google будет скомпроментирован, об этом не расскажут разве что на первом канале.

Среди сервисов Google кроме почты и календаря также обратите внимание на Google Meet, пришедший на смену устаревшему Hangouts.

А также это избавит вас от необходимости оплачивать лицензии на Microsoft Office 365, покупка которого затруднена на территории РФ. В документах Google есть возможность загружать и редактировать файлы формата майкрософт офиса без их конвертации в привычный для Google формат.

Кстати, редактирование офисных документов также доступно на Яндекс.Диске, но экосистема Яндекса в этом плане на несколько лет отстает от Google, и даже пробыв достаточно времени партнером Яндекс.Облака, а до этого 3 года сотрудником Яндекса, я никогда не изменяла своим рекомендациям использовать почту от Google. Я пользовалась ею до, во время, и, конечно, после того, как работала в Яндексе. К хорошему быстро привыкаешь и уже не можешь отвыкнуть.

Zoom

Zoom — сервис для видеосвязи, за которым не только будущее, но уже и настоящее. Не так давно он вышел на IPO, а сейчас его стоимость прирастает каждый день. Он стал ключевым сервисом видеосвязи в корпоративном мире.

Связка SaaS сервисов для общения в организации на удаленке — IT-МИР. ПОМОЩЬ В IT-МИРЕ 2020 Почему? Потому что у него нет аналогов. Он может собрать до 300-500 человек на видеоконференции и дать им одновременно возможность включать видео. Мы проводили занятия с сотней еще в 2017ом году, и оно не тормозило. Google Meet все-таки этим похвастаться не может, а скайп может начать «захлебываться» сильно раньше.

В Zoom также есть и приятные мелочи:

  1. Возможность открыть дополнительные комнаты прямо внутри конференции и отправить людей пообщаться 1-на-1 или в минигруппах другого размера.
  2. Возможность динамически менять фон. Недавно компания МТС в своем блоге в фейсбуке предложила бесплатно подборку статических и видеофонов для Zoom в поддержку удаленной работы.
  3. апись встреч на выбор на компьютер либо в облако.
  4. Невероятно простой интерфейс. Вот прямо «для тупых».

Исключение составляет только первая установка на устройство. А также максимальная «безглючность».

В «далеком» 2016ом мы переходили на него с gotomeeting по причине большого числа сбоев у последнего.

«А чем вас не устраивает Скайп?»

От создателей «а чем вас не устраивает SVN, зачем вам GIT?»

Просто перестаньте ездить на мертвой лошади, в смысле, на Skype.

Да, он немного улучшил интерфейс. Да, он научился размывать фон за спиной спикера. Но он все еще плохо работает. Создает ненужные шумы, потери соединения. Спектакли с попытками собрать на конференции участников.

Даже сам Microsoft рекомендует использовать вместо этого Microsoft Teams, который гораздо больше чем Skype, а скорее целая платформа коммуникаций. Кстати, он тоже стал бесплатным на полгода. У меня нет привычки использовать и рекомендовать продукцию этой компании. Это уже скорее дело вкуса. Я знаю пока только одну компанию, которой он неплохо зашел, это «Северсталь».

В заключение хотелось бы напомнить, что никакие инструменты, даже самые лучшие, не могут быть важнее, чем человеческое общение. Они лишь способствуют ему, а не заменяют.

Специально для сайта ITWORLD.UZ. Новость взята с сайта Хабр